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El conflicto de terminar un diseño y no saber si ganamos plata.

agosto 16, 2016

pontix6Nuestras deficiencias en los aspectos de gestión y negocios son tan profundas que una vez finalizados los trabajos nunca logramos saber si ganamos o perdimos plata. La sensación al concluir los trabajos suele estar más condicionada por la experiencia vivida con el cliente que con un conocimiento real de lo acontecido con el presupuesto.

Suele suceder que siendo agradable el trato con el cliente tendemos a concluir que el trabajo fue rentable, mientras que suponemos que aquellos trabajos con clientes conflictivos son económicamente poco convenientes. Y esto ocurre dado lo subjetivo de nuestra medición del tiempo: una hora dedicada a un cliente dificultoso pesa de igual manera que muchas horas trabajadas para un cliente de trato agradable.

Si tuviésemos el hábito de medir nuestros tiempos nos llevaríamos más de una sorpresa. Entender como funcionan nuestro tiempos es un componente importante del método que nos lleva a dominar nuestra economía, pero por si sólo no basta; jamas podremos precisar si un trabajo resultó rentable si desconocemos cuándo se convierte en rentable.

El precio de nuestro servicio dista de ser un intangible como suele decirse, dado que responde a variables muy concretas. De no estar contemplados dichos componentes en la proporción correspondiente, lo más probable es que perdamos plata sin siquiera saberlo.

Al margen de poder entender las variables en juego, el medirlas y analizarlas implica no sólo una actitud hacia la gestión que nos es esquiva, sino que demanda crear las herramientas necesarias, lo que significa amigarse con las planillas de cálculos, y ese es un territorio muy áspero para el diseñador.

Para solucionar este conflicto nace Pontix®, un software de gestión pensado específicamente para el mundo del diseño, que se basa en los conceptos aquí planteados.

Cada vez que le adjudicamos un precio a nuestro trabajo, esté debe cubrir en forma proporcional aquello que denominamos gastos, la totalidad de los costos variables en que incurrimos al realizar ese trabajo específico y arrojar una ganancia.

Los gastos.

Podemos definir a los gastos como todo aquella erogación de dinero que debemos realizar independientemente de que facturemos o no. Una gran mayoría de esos gastos tienen periodicidad mensual (gastos estructurales), algunos de ellos se repiten en forma periódica aunque no con ritmo mensual, y otros son esporádicos, aunque no por ellos dejan de pertenecer al ítem gastos (arreglo de algún componente del estudio, desde una computadora, pasando por el vehículo que se usa para trasladarse o llegando a la rotura del termotanque).

Egresos de cajaLos montos, incluso de aquellos gastos que se repiten con periodicidad mensual, no siempre son estables, sino que oscilan de acuerdo a variables temporales: el consumo de gas y de luz en invierno son claro ejemplo.

Por esta razón, Pontix sugiere el uso de la planilla de Egreso Caja, fundamental para luego establecer promedios anuales.

Planilla que nos permitirá conocer con exactitud cuanto gasta nuestro Estudio, donde existen conceptos que peligrosamente ignoramos. Todos los relacionados al ítem ahorro son claros ejemplos (gastos de previsión y amortización).

 

Los costos variables.

Conformado por todo gasto relacionado en forma directa con el trabajo específico. Estos gastos los solemos tener más claramente identificados y relacionados con el presupuesto en cuestión, pero es muy común que ignoremos algunos no transfiriéndolos al presupuesto, caso, aquellos impuestos que se generan a partir de crear una factura. Pontix facilita el no olvidar estos costos.

 

El punto de equilibrio.

La suma de los gastos y los costos variables nos da el punto de equilibrio, que es la instancia en la cual el negocio se mantiene sin generar ganancias ni pérdidas.

Estadísticas

Como ya mencionamos, aunque vale la pena insistir, es muy común que los socios de un estudio, que no actúan como socios capitalistas sino que trabajan en forma activa, no tengan un sueldo adjudicado, quedando éste sujeto al éxito comercial de su empresa. El punto de equilibrio bien entendido, debe contemplar estos sueldos como parte de los gastos estructurales. El sistema nos muestra comparativamente, mes a mes, cuál es nuestro punto de equilibrio real en relación al estimado.

La ganancia.

La ganancia es el objetivo comercial del estudio, pero dentro de este componente del precio aparecen una gran cantidad de variables que son merecedoras de ser analizadas con mayor profundidad.

Estas variables son las que motivan las diferencias de precios en el mercado.

El software nos solicitará que le asignemos un valor a esa ganancia pretendida, expresado en porcentaje.

Este proceso se realiza en la pantalla de Valores Hora.

Captura de pantalla de 2016-06-30 17:19:16

Ese porcentaje puede variar de acuerdo a diferentes posibles conceptos. Guarda mucha lógica que ese porcentaje se vaya incrementando con el paso del tiempo. Criterio que corresponde a acompañar el posicionamiento del estudio, entendiendo que conforme pasa el tiempo, el estudio gana en presencia en el mercado.

El dudoso criterio de “la cara del cliente” (magnitud del cliente) es exclusivo de este ámbito, el de la ganancia. El porcentaje adjudicado a la ganancia podría variar de acuerdo al cliente, siendo una decisión del usuario el hacerlo.

De cualquier manera, es importante entender que esas variables afectan solo a la ganancia. Por debajo del punto de equilibrio no debería negociarse ningún precio, salvo que estemos dispuestos a perder plata.

Volviendo a los tiempos.

Una vez entendido lo que necesita facturar por mes el Estudio para cubrir sus gastos y obtener una ganancia nos resta saber que tiempo disponemos para lograr ese objetivo comercial.

El sistema nos permite primero estimar ese tiempo, para luego obtener datos precisos.

Y si sabemos con precisión cuánto gastamos, dónde está nuestro punto de equilibrio, cuánto queremos ganar y que tiempo disponemos para cubrir esos valores, entonces estamos en condiciones de presupuestar con una lógica precisión.

Podemos utilizar el método propuesto por Pontix, o cualquier otro, incluso crear uno propio, pero lo que definitivamente no podemos es seguir presupuestando sin saber el por qué del costo que le estaremos pasando al cliente. Porque de hacerlo, y aunque nos pague lo presupuestado, nunca sabremos si estamos ganando o perdiendo plata.

Nota: el lector no tiene necesidad de confiar a ciegas en lo que aquí expongo. Hoy tiene la posibilidad de probar sin costo ni compromiso el funcionamiento de Pontix® y confirmar las virtudes de conocer a ciencia cierta cuándo gana y cuándo pierde a la hora de cotizar un trabajo de diseño.

Para más información:

www.pontix.net

Facebook: Pontix

info@pontix.net

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From → escritos, pontix

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